Consultip 302. Una buena minuta diseña la próxima reunión

En el consultip 300 decíamos que la minuta funciona, muchas veces, como seguro de vida porque sirve para cerrar brechas de interpretación, forzar validaciones en caliente y proteger la rentabilidad. Hoy voy un paso más allá en esa misma línea.

Muchos equipos y consultores miran la minuta con ojos de historiador: como un registro estático y administrativo diseñado para documentar el pasado. Eso no alcanza. Debemos usar la minuta como una herramienta de diseño del futuro inmediato. La minuta debe servir para garantizar que la próxima reunión sea productiva.

¿Cuántas veces te sentaste a preparar una reunión de seguimiento (o recurrente) solo para darte cuenta de que nadie escribió la minuta o, si alguien lo hizo, no queda claro qué se suponía que debía avanzar? Caemos muy fácil en la inercia del calendario virtual. Nos reunimos "para ver cómo vamos", lo que suele ser un eufemismo para perder una hora leyéndonos la lista de tareas pendientes.

La minuta bien escrita es la que rompe este círculo vicioso porque no solo registra quién hace qué para cuándo, sino que define la línea de largada de la próxima sesión. A partir de esto dejo dos buenas prácticas:

• La primera es, antes de mandar la minuta, verificar dos cosas: que están claras las acciones y quiénes son los responsables y que se especificó claramente qué entregable, dato o avance concreto deberá producirse antes de volver a vernos.
• La segunda es, como preparación de la siguiente reunión, preguntarnos si están dadas las condiciones para tenerla, si se lograron los resultados o avances comprometidos en la sesión anterior.

La mejor minuta no es sólo la que mejor resume lo que se charló, sino la que es tan taxativa que vuelve inaceptable presentarse a la siguiente reunión con las manos vacías.

Usemos la minuta para marcar el ritmo de nuestros proyectos y equipos. Si los compromisos del encuentro anterior no están listos, la reunión no se hace; se reprograma. Cuidar el tiempo de un cliente y/o del equipo es fundamental.

Seguimos pensando...

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