Poka Yoke

Los conectores USB en cualquier computadora tienen una única manera de enchufarse. No es posible equivocarse en la posición porque el enchufe está pensado para prevenir el error ( es decir que alguien lo enchufe al revés).

Como dice Wikipedia, un poka yoke es un mecanismo que ayuda a prevenir errores antes de que sucedan, o los hace que sean evidentes de forma que el trabajador pueda darse cuenta y corregirlos.

Es una herramienta muy utilizada en proyectos Lean aunque no es exclusiva de ellos. De hecho muchos de nosotros utilizamos el concepto (tal vez sin saber su nombre) en nuestro trabajo cotidiano. Doy dos ejemplos míos en Excel:

1. Cuando hago cuentas complejas o cálculos que deben cuadrar unos con otros suelo armar fórmulas que den “cero” si están bien las cuentas y algún número (que dejo en color rojo) si hay una diferencia. Por ejemplo el total de una suma de números en la solapa 1 y un número de la solapa 2 que deben ser iguales restados deben ser cero o algo está mal.
2. Cuando hay un número escrito en la celda, dejo la letra de un color distinto a cuando hay una fórmula, de esta manera puedo rápidamente seguir las cuentas que estoy haciendo.

Seguramente ustedes tienen otros tantos mecanismos para evitar equivocaciones en Excel, no?

Ahora más en general, cuando trabajamos en mejora de procesos es bueno pensar en este concepto a la hora de diseñar el proceso. Si desde el origen proveemos, dentro de la definición, mecanismos de prevención de errores nos aseguraremos de que las cosas salgan como deben salir.

Uno muy común es el checklist, usualmente utilizado para garantizar que realizamos todas las tareas o cubrimos todos los aspectos de un paso concreto del proceso. Les paso dos ejemplos relacionados con las weekly reviews de GTD: 1 y 2.

Seguimos pensando..