2016-02-01

Cada vez que viaja un excel, un gatito muere

Lo he dicho en el pasado, estoy en una cruzada para abolir el uso indiscriminado de Excel en las empresas. 

Me resulta notoria la velocidad con la que esos archivos se reproducen en el ambiente laboral, constituyéndose en la única forma existente para almacenar y compartir información. Cada vez que alguien tiene que trabajar un tema, pedir información o compartir datos, crea un Excel. Luego dichos artefactos viajan por correo de un lado a otro para ser completados por diferentes personas antes de transformarse en algo útil. Las empresas tienen toneladas de información crítica almacenada en Excels que luego no pueden juntar o analizar sin largo trabajo de compaginación o preparación.

Desde el punto de vista de los procesos, si bien en muchos casos sería mejor tener un sistema que guíe el proceso y resguarde la información, usar Excel está bien. Tal vez no necesitamos mucha rigurosidad en la carga de información y podemos descansar en que cada miembro de la cadena de armado lo hará bien completando lo que deba sin cambiar demasiado la estructura. En esos casos el Excel alcanza. 

No obstante, cuando lo usamos, se generan dos problemas. El primero es la colisión entre versiones pues es muy común que más de uno deba actualizar al mismo tiempo para luego todo eso ser unido en un único Excel. El segundo son los tiempos muertos, la espera que se produce cuando el que necesita que la información se complete espera a que los demás lo hagan. Estos problemas alargan los tiempos del proceso y drenan la energía de las personas que intervienen en él.

Para evitarlos es necesario empezar a “compartir” esas planillas y trabajarlas en simultáneo y dejar de mandar los archivos por mail. Cuesta colaborar, lo sé, pero a la larga nos acostumbramos, los tiempos se aceleran y los procesos fluyen. 

Es por eso que siempre que pueda, use una suite de oficina que le permita compartir planillas para poder hacer que los diferentes contribuyentes en el proceso actúen sobre el documento en simultáneo. Todavía tendrá algunas colisiones pero las resolverá en tiempo real y tendrá tiempos muertos pero no tantos porque mientras los demás completan ciertas cosas usted podrá avanzar en otras.

Seguimos pensando..


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