Poka Yoke

Los conectores USB en cualquier computadora tienen una única manera de enchufarse. No es posible equivocarse en la posición porque el enchufe está pensado para prevenir el error ( es decir que alguien lo enchufe al revés).

Como dice Wikipedia, un poka yoke es un mecanismo que ayuda a prevenir errores antes de que sucedan, o los hace que sean evidentes de forma que el trabajador pueda darse cuenta y corregirlos.

Es una herramienta muy utilizada en proyectos Lean aunque no es exclusiva de ellos. De hecho muchos de nosotros utilizamos el concepto (tal vez sin saber su nombre) en nuestro trabajo cotidiano. Doy dos ejemplos míos en Excel:

1. Cuando hago cuentas complejas o cálculos que deben cuadrar unos con otros suelo armar fórmulas que den “cero” si están bien las cuentas y algún número (que dejo en color rojo) si hay una diferencia. Por ejemplo el total de una suma de números en la solapa 1 y un número de la solapa 2 que deben ser iguales restados deben ser cero o algo está mal.
2. Cuando hay un número escrito en la celda, dejo la letra de un color distinto a cuando hay una fórmula, de esta manera puedo rápidamente seguir las cuentas que estoy haciendo.

Seguramente ustedes tienen otros tantos mecanismos para evitar equivocaciones en Excel, no?

Ahora más en general, cuando trabajamos en mejora de procesos es bueno pensar en este concepto a la hora de diseñar el proceso. Si desde el origen proveemos, dentro de la definición, mecanismos de prevención de errores nos aseguraremos de que las cosas salgan como deben salir.

Uno muy común es el checklist, usualmente utilizado para garantizar que realizamos todas las tareas o cubrimos todos los aspectos de un paso concreto del proceso. Les paso dos ejemplos relacionados con las weekly reviews de GTD: 1 y 2.

Seguimos pensando..

"v" tiende a 0 cuando "t" tiende a infinito

El otro día publiqué en Twitter, dentro de mi serie consultip lo siguiente:

Los servicios repetitivos pierden valor para nuestros clientes. El valor tiende a cero cuando el tiempo tiende a infinito.

La idea básica detrás del tuit es que los servicios se van comoditizando a lo largo del tiempo.

Lo que al principio puede ser una novedad y una solución para nuestro cliente se vuelve una cosa de todos los días, algo que obviamente está y por lo que no hay que estar agradecido y/o satisfecho. Y no sólo eso, dada esta sensación (de comoditización), el cliente creerá (con razón o no) que el servicio puede ser prestado por cualquier proveedor y/o a un mejor precio.

Yo digo que esto es un dato, una realidad, un axioma, o como quieran pensarlo. Es algo que sucede. A partir de aceptado el problema podemos revisar, situación por situación y en nuestro contexto particular, qué hacer con él.

Habrá situaciones donde esto es razonable y como proveedores deberemos aprender a convivir con ello [1] y otras donde no es razonable y como proveedores deberemos aprender a, permanentemente, re-significar el valor de nuestro servicio.

Entendiendo que re-significar puede ser volver a explicar por qué nuestro servicio es distinto o buscar formas de diferenciarlo o combinaciones de ambas.

Seguimos pensando..

[1] Señores de Fibertel, no esperen que les agradezca cada vez que el servicio funciona, acostúmbrense a que me queje cuando ocurre al revés, lo cual por desgracia sucede bastante a menudo últimamente.

Serie consultip en Twitter

Desde hace un tiempo estoy publicando tuits bajo el hashtag #consultip. La idea de la serie es muy simple: Enunciar “tips” relacionados con servicios de consultoría.

Y en el sentido más amplio (desde cómo brindarlos hasta cómo contratarlos). El hecho de hacerlo en Twitter le pone un condimento especial dado que además deben entrar en 129 caracteres (pues hay 11 ocupados por el hashtag).

Espero que les guste, la sigan y, eventualmente, hasta aporten cosas.

Seguimos pensando..

Vacaciones de escritura

He llegado a la conclusión de que que uno puede aprovechar las vacaciones para intentar ponerse al día con la lectura pero no con la escritura.

La sensación que tengo es que estoy en una sintonía distinta. Intento pero no logro. Parece como que tengo permanentemente arena en las manos.

Otros años logré “estockearme” de posts antes de irme y generar la sensación de que “no estoy de vacaciones”. Este año fracasé rotundamente.

Dicho esto no se asusten si el blog está más callado que de costumbre..

Sigan pensando..

Desperdicios

"Después de la prueba el reverendo O’Hara me dijo que un solista como yo cantando en un coro era un verdadero desperdicio. Y que él tenía por norma… ¡deshacerse de los desperdicios!"

Yoghurtu Nghé, Les Luthiers.

Simpatizo mucho con la idea de Lean de deshacerse de los desperdicios. 

La filosofía Lean es "diseñar sistemas de producción donde se convierten los requerimientos de cliente en entregas en el menor tiempo posible a través de la eliminación de los desperdicios". Por su parte desperdicio" es cualquier elemento dentro del proceso de producción (incluyendo áreas de servicio y administrativas) que añade costo sin añadir valor".

De las formas de desperdicio siempre mencionadas hay 3 que me parecen especialmente relevantes cuando hablamos de servicios/proyectos. Tenerlas en mente y controlarlas resulta fundamental para cumplir fechas, costos y calidad: 

• El tiempo de espera. Hay diversas situaciones durante la prestación de un servicio o la ejecución de un proyecto en las que las esperas se prolongan más de lo debido. Por ejemplo correos que quedan en un inbox mail más tiempo del que deberían, validaciones de documentos que no llegan y no permiten avanzar en el trabajo, problemas de falta (o mala) comunicación entre las personas.
• El retrabajo. Especialmente en desarrollo de software, el retrabajo es el enemigo número uno a combatir. En este sentido realizar actividades de control en etapas intermedias de los entregables disminuye la probabilidad de retrabajo posterior (hay que recortar la "ley del x10"). Pero retrabajo no es sólo rehacer cosas que se hicieron mal, también tiene que ver con tardar más de lo necesario debido por ejemplo a interrupciones.
• El sobreprocesamiento. Este concepto tiene que ver con hacer más de lo que el cliente no está dispuesto a pagar. En software por ejemplo es muy común encontrarnos con "features" desarrollados que en realidad nadie pidió. Pero no sólo al generar código ocurre este desperdicio, también ocurre al escribir un documento (más largo o más profundo de lo que debería ser) o al convocar a una reunión (con más gente de la que realmente se necesita para tomar la decisión).

¿Qué desperdicios podrías eliminar hoy?

Seguimos pensando..