Así no se hacen las cosas por Ernesto Kiszkurno

He probado muchas herramientas. Tal vez he probado [casi] todas las herramientas. He elegido una y luego he cambiado y esto no ha ocurrido una, sino cientos de veces.  La próxima/nueva herramienta siempre parece mejor que la que usamos, como  cuando estamos haciendo una fila y las otras parecen más rápidas . Nos enamoramos de las herramientas . Todas tienen algo distinto. Tal vez alguna característica que simplifica nuestros procesos y rutinas de trabajo. Pero también tienen cosas que no se ajustan a nosotros.  Las herramientas son herramientas, no son un fin en si mismo. Usémoslas, juguemos con ellas, exploremos y experimentemos. Hacer eso nos permitirá descubrir nuevas formas de organizarnos y ser más productivos. Pero sabiendo que lo que realmente importa a la hora de manejar nuestro tiempo son las rutinas de trabajo . Seguimos pensando.. Si querés ver todos los productips podés ir aquí . Foto de  Suzy Hazelwood  en  Pexels .

Retomando una saga de post  que tenía bastante abandonada quiero hablar hoy de time blocking y batching, dos herramientas que no son lo mismo pero que juntas se potencian y nos ayudan a ser más eficaces con nuestro tiempo.  Primero, definiciones. Batching es agrupar tareas similares para hacerlas en un mismo momento. Time Blocking  es dividir nuestro tiempo de forma de saber exactamente a qué nos estaremos dedicando en cada momento (tal vez una evolución al consultip 33 ). Segundo, una nota de color.  Un gran fan de estas dos herramientas es Cal Newport  quien las explica en detalle en su libro Deep Work  y hasta diseñó una libreta especialmente preparada para hacer esto  (tal vez esto esto último ya es un poco mucho pero bueno...). Finalmente, ¿por qué las traigo a colación? En los últimos años utilizarlas me ha ayudado mucho y creo que tienen que estar en nuestro kit de productividad. Tal vez parecen simples u obvias pero, viendo cómo la gente se org...

Mucha gente ha adoptado la rutina de hacer una revisión semanal de sus tareas  propuesta por David Allen en su libro Getting Things Done .  A lo largo del tiempo me han contado diversos enfoques sobre cómo llevar adelante este ritual  y yo mismo he probado muchas opciones. Obviamente todos los enfoques son válidos, pues una regla importante es estemos cómodos con la forma de hacerlo. No hay nada peor que algo que debería ser una ayuda, se transforme en una carga. Dicho esto comparto un tip que a mi me ha dado buenos resultados. Encuentro muy útil complementar la técnica con un enfoque top-down que me obligue primero a pensar en los objetivos o resultados que queremos conseguir conseguir (en el año, mes o semana) para luego revisar los proyectos y las tareas a la luz de esas prioridades. Si no damos este paso primero corremos el riesgo de perdernos en un mar de tareas que hay que hacer porque están ahí y están pendientes, pero que en realidad s...

"Busyness as a productivity proxy" es una frase del libro Deep Work  de Cal Newport que me llevó a pensar en este otro juego de palabras con el que titulo el post y viene a cuento de esta vieja idea de que estar ocupados no siempre significa ser productivos .  La mayoría de nosotros sabemos que no todo lo que ocupa nuestro tiempo es funcional a nuestras metas y propósitos más profundos pero a veces, el día a día, hace que perdamos el norte.  Revisar cómo estamos respecto a esto periódicamente resulta sumamente provechoso. Por un lado nos obliga a tener metas y propósitos. Por otro, a repasar qué estamos haciendo para lograrlos y qué estamos haciendo que nos impide lograrlos. Seguimos pensando..

Este artículo me dejó pensando y la verdad es que tiene razón. Enfocarse en metas es mejor. Nos vuelve más estratégicos e inclusive hace que veamos a las viejas y queridas tareas de otra forma.  Siempre vamos a tener mucho que hacer y podemos pasar todo nuestro tiempo tachando tareas sin llegar a los resultados deseados. Una forma interesante de hacerlo es usando OKRs (Objectives and Key Results), una metodología para alinear objetivos estratégicos a lo largo de la organización utilizada por Google desde hace tiempo por ejemplo. Seguimos pensando..

Por suerte o por desgracia uso el correo electrónico desde hace años y, si bien cada vez hay más voces que dicen que está muriendo como medio de comunicación en la empresa , la perspectiva en el corto plazo es el caudal de información que viene por ahí no va a disminuir. En función de esto, cualquier estrategia para minimizar el tiempo de procesamiento del correo electrónico está más que recomendada. Luego de haber hablado del concepto de inbox cero  en el pasado, ahora voy a hablar de otro tema tabú: la clasificación en carpetas o, mejor dicho, la no clasificación en carpetas . El consejo no es una idea mía y no es original, pero sí es sumamente útil. No clasifiques los correos en carpetas. Guarda todo en una carpeta (o en carpetas anuales para el caso) y luego usa la búsqueda o las carpetas inteligentes para encontrar lo que necesitas. (Si tenes poco tiempo, podes parar de leer aquí pues lo que sigue es una explicación de por qué este método tiene más sentido que el an...

El miércoles pasado fue uno de esos días donde “no paré un minuto”. ¿Escucharon esa frase alguna vez? O tal vez esta: “hoy no me pude sentar en la máquina”. En ambos casos el pensamiento implícito es fui poco productivo o no logré nada. Incluso a veces lo decimos explícitamente “hoy no logré ninguna de las cosas que tenía planificada” (aunque este escenario es un poco mejor, por lo menos hubo una planificación previa). En contraposición a eso, seguramente muchos habrán escuchado el término deep work o la idea de entrar en el flujo . Ambos términos tienen que ver con lograr un estadío mental en el que trabajamos ininterrumpidamente en algo importante y significativo para nosotros.  Ocupados o enfocados Debemos reconocerlo, no hay demasiado mérito en estar ocupados, ni siquiera lo hay en estar  muy ocupados. El desafío es en lograr cosas significativas, en agregar(nos) valor de alguna forma. Es por ello que estamos en guerra contra las interrupciones. En un mundo ...

No sé cómo pasó tanto tiempo antes de que enunciara el "Inbox Zero" como productip . Es tan obvio, tan simple y tan básico. No obstante, les hago una aclaración y una recomendación. La aclaración es que inbox zero es una idea, un ideal a buscar. No una meta rígida. Si lo toman al pie de la letra sólo tendrán angustia y frustración . La recomendación es leer este post sobre el tema, los va a ayudar a moderarse. Seguimos pensando..

Así como hablamos de los beneficios de conocer sobre time management y productividad , también hablamos de sus peligros. Dejo aquí una interesantísimo artículo publicado días atrás en The Guardian llamado  why time management is ruining our lives  donde se describen los efectos negativos de obsesionarse con este tipo de prácticas [1]. Les recomiendo su lectura aunque les advierto que es largo y pueden salir un poco desanimados de ella pues muestra el lado de B de muchas de las prácticas y frases hechas que suelen repetirse en el mundillo de la productividad. A mi en lo personal me gustaron mucho las reflexiones de Tom DeMarco, de quien he hablado en más de una ocasión. Seguimos pensando.. [1] Para ser consistentes con la época la nota debería haberse llamado "Time Management is dead".

Hace unos días una amiga me envió un link  a un post con esta imagen: Aparentemente Andrew McGregor primero posteo la imagen sola pero debido a la repercusión, decidió explayarse un poco más sobre los puntos en un segundo post. Efectivamente, algunos de los puntos son polémicos y dan para la discusión. Pero el espíritu de lo que dice me pareció un excelente productip  porque, además de ser un buen consejo en sí mismo, es sinérgico con otros productips como por ejemplo tomate 5 minutos para planificar cada día  o  establece rutinas/rituales . No hay balas de plata en productividad, sino que debemos lograr un conjunto de prácticas que nos vuelven más productivos. Seguimos pensando..

La tarea es la piedra filosofal de la productividad. Toda la cuestión se reduce a saber cómo escribirlas y gestionarlas. Dicho esto, les dejo aquí 4 cosas que aprendí por ahí sobre ellas: Si una tarea lleva menos de 2 minutos, hay que hacerla en el momento (como dice David Allen en su GTD ). Si lleva más de 2 minutos, hay que anotarla (idealmente con una fecha para la que debe estar hecha) y seguir con lo que estábamos haciendo. Si ha llegado el día, hay que hacerla. Posponer es malo, produce acumulación de tareas y desmotivación. Si la hemos pospuesto más de una vez, hay que descomponerla en sub tareas más simples que sí podamos hacer (eso nos va a dar envión). Seguimos pensando..

Hoy releía un artículo bastante viejo llamado The Not-To-Do List: 9 Habits to Stop Now de Tim Ferriss. Recuerdo que me había gustado la idea de tener una lista de cosas que no debemos hacer y también que me sentí bastante identificado con el estilo de cosas que no deberíamos hacer. Sin embargo, aún hoy es difícil lograrlo. Repasemos la lista y su dificultad actual: 1.- Do not answer calls from unrecognized phone numbers Este primer ítem de la lista es bastante simple de cumplir. Lo califico como de baja dificultad . Salvo alguna situación puntual que nos tenga preocupados, no tenemos por qué hacerlo y, seguramente, nos estaremos ahorrando preciosos minutos de soportar ofrecimientos de telemarketers que nos tratan de tentar con cosas que no necesitamos.  2.- Do not e-mail first thing in the morning or last thing at night El segundo ítem ya es más difícil ( dificultad moderada ). La tentación es grande y a veces es el único momento tranquilo para revisar todas las tareas que no...

Uno de los elementos más importantes del sistema de gestión del tiempo de David Allen , a mi entender, es la lista de proyectos activos . La idea subyacente es poder repasar sistemáticamente todos los aspectos relevantes para vos, cada semana. Permite que realmente nos saquemos todo de la cabeza y ordenemos nuestras (en el caso de David Allen, las próximas acciones) en función de esos temas relevantes. Seguimos pensando..

Muchos recurren a las tareas repetitivas como una forma de "acordarse" las cosas que tienen que hacer. Si bien esto es algo bueno porque permite vaciar la cabeza , todavía hay algo más poderoso . En el libro The Power of Full Engagement , Tony Schwartz dice "The power of rituals is that they insure that we use as little conscious energy as possible where it is not absolutely necessary, leaving us free to strategically focus the energy available to us in creative, enriching ways." Seguimos pensando..

Tal vez es cómodo tener un montón de aplicaciones instaladas en la computadora, en el teléfono o en la Tablet. Sin embargo, si hablamos de productividad, cuantas menos aplicaciones uses y tengas a la vista, mejor. Procura tener ambientes minimalistas donde lo único que tenes a la vista es lo que realmente necesitas para trabajar y lograr tus objetivos. Seguimos pensando..

Este es un viejo y conocido axioma de David Allen . La idea es que tener las cosas “en la cabeza” nos quita energía y no nos permite enfocarnos en lo que estamos haciendo en el momento presente. La idea es vaciar la cabeza para trabajar mejor. Seguimos pensando..

Siguiendo con lo que arranqué aquí y que estoy concentrando allí , les dejo el 4to.  Tomate 5 minutos al inicio de tu día para ordenar los temas que debes atacar ese día. Lo primero, las citas que tenés y esas tres tareas que querés completar sí o si ese día.  Seguimos pensando..

Hace mucho, mucho, tiempo comencé con los consultips . Luego se me ocurrió empezar a compilar también los productips . La idea es tener una lista de buenas prácticas relacionadas con productividad.   Desactiva cualquier tipo de notificación que tengas en tu PC, tu teléfono o tu tableta ( 11/05/2015 ). No uses la bandeja de entrada del correo como repositorio de tareas ( 11/05/2015 ). Separa un rato cada semana para hacer una revisión de todos tus proyectos, temas, preocupaciones, etc. ( 11/05/2015 ). Seguimos pensando..