Un indicador a controlar, desvío = planificado – incurrido –restante

Hace muchos años leí un post de Joel Spolsky llamado Painless Software Schedules que me marcó mucho la forma de pensar en cómo controlar el presupuesto en horas de un proyecto o servicio. Él ahora dice que ha encontrado nuevas formas de planificar pero yo sigo pensando que la primera, por su simplicidad, es la más fácil de cumplir en cualquier tipo de proyecto.

Si queremos entender cómo vamos en un proyecto debemos actualizar periódicamente un cuadro similar al que muestro a continuación:

En ella es posible ver para cada perfil el esfuerzo en horas planificado, el esfuerzo en horas incurrido y nuestra mejor estimación del esfuerzo restante para terminar el proyecto. Con ellos es posible calcular el desvío que tenemos.

En el ejemplo vemos que tenemos un desvío de 50 horas (o 10%). El proyecto está pasándose del presupuesto previsto.

Tener esta información, nos permitirá hacer con más tiempo 2 cosas. En primer lugar, informar al sponsor del proyecto lo que ocurre para que este al tanto y para poder decidir juntos qué estrategia seguir respecto a él. Como siempre digo en gestión se pueden dar buenas y malas noticias, no sorpresas. Hecho esto podemos pasar a lo segundo: decidir con el sponsor qué hacer con el desvío.

Aquí hay 3 posibles cursos de acción:

  1. Incrementar el presupuesto del proyecto, generar una nueva línea base y seguir adelante.
  2. Tomar medidas para recortar las actividades restantes e intentar llegar a término cumpliendo el presupuesto.
  3. No hacer nada.

Dependiendo de la situación cualquiera de las 3 estrategias puede estar bien (lo que no está bien es no saber que el desvío ocurre).

Si somos líderes de un proyecto debemos estar al tanto del presupuesto y del ritmo de trabajo para mantener esta variable de proyecto controlada. Terminar bajo presupuesto es una condición necesaria, aunque no suficiente, para poder decir que un proyecto fue exitoso. Lo ideal es revisar la variable periódicamente e incluirla en los informes de seguimiento del proyecto, visible para todos.

Seguimos pensando..

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