La previsibilidad es clave en la gestión de un proyecto

Este post fue escrito para el blog Mejores Proyectos.

¿No les ha pasado estar liderando o gerenciando un proyecto y encontrarse en una situación problemática o tensa que sienten podrían haber evitado? Un gap de expectativas, un cambio de alcance, un stakeholder disconforme, una mala decisión, etc.

A mí me ha pasado y casi siempre, al hacer una retrospectiva del problema, encuentro que de alguna forma lo podríamos haber evitado.

Yo se que algunos lectores van a poner la excusa de que "con el diario del lunes todo problema es evitable" pero la verdad es que en algunos casos no es necesario ser clarividente para pisar esas pequeñas bolitas de nieve antes de que se conviertan en una grande.

Una de las herramientas clave para lograrlo es la previsibilidad. Esto es mantener a los stakeholders y miembros del equipo de proyecto, avisados, alertados o informados de lo que va a ocurrir y porque. He mencionado aquí el dicho "se pueden dar buenas y malas noticias pero no sorpresas" y en este caso aplica también.

Cuando logramos previsibilidad en un proyecto, evitamos sorpresas. Las cosas suceden naturalmente y, si bien puede haber contratiempos, todos sabemos que podían ocurrir, que ocurrieron, por qué ocurren y que perjuicio - relativo al proyecto general - tenemos a partir de ellos.

A continuación listo 5 formas concretas de aumentar la previsibilidad de un proyecto:

1. Cerrar las reuniones con un checkout para que todos sepan lo que se llevan y lo que tienen que hacer. Resaltar la importancia de aquellas acciones o tareas que son clave.
2. Confeccionar un reporte de avance que todos puedan leer rápida y periódicamente. Por ejemplo diciendo lo hecho, los que se va a hacer y los issues/riesgos actuales. Nadie puede poner la excusa "yo no estaba enterado".
3. Mantener reuniones breves con los stakeholders clave del proyecto (stoppers y facilitadores) para mantenerlos cerca del estado actual del proyecto y tener su feedback. Con aquellos más influyentes, redoblar el esfuerzo de mantenerlos informados.
4. Cumpliendo y haciendo cumplir las fechas comprometidas. En caso de no lograrlo, informando antes de vencido la fecha límite.
5. Marcando, en su justo término, los hitos importantes del proyecto. Por ejemplo informando sobre el cumplimiento exitoso de determinadas tareas o avisando de los problemas realmente importantes y de la forma en que se los está abordando.

Para terminar les dejo una imagen.

Piensen que van por la ruta a alta velocidad en un día soleado. No están llegando tarde, pero tampoco les sobra el tiempo. De repente ven que adelante hay un congestionamiento. Como está lejos por ahora no se preocupan. Luego, a medida que se van acercando, van desacelerando hasta llegar al congestionamiento en una velocidad ideal para maniobrar y no correr riesgos. Ahora piensen en la misma situación pero en un día con neblina.

¿Qué otras formas de aumentar la previsibilidad de los proyectos usan?

Seguimos pensando..