La matemática de una presentación

Algunas semanas atrás asistí a una presentación en la que al expositor se le acabó el tiempo mucho antes que los slides que quería pasar. Como consecuencia de eso tuvo que hacer el conocido sprint final para quedarse con la sensación de que cubrió todo el material.

Momento incómodo pensé yo desde mi lugar en la audiencia. Obviamente no es lo mismo que ocurra esto en una presentación para un grupo reducido, en un curso o siendo keynote speaker de una conferencia. Pero lo cierto es que no está bueno que pase y sinceramente muchas veces es algo que se puede evitar.

En mi caso, una de las primeras cosas que hago al comenzar a preparar una presentación es calcular la cantidad de slides que "debería" tener la presentación en función del tiempo que tengo disponible para hablar.

¿Cómo lo hago?

En primer lugar calculo el tiempo neto de presentación. Es decir, el tiempo en el que estaré hablando yo versus el tiempo que estarán haciéndome preguntas.

Y luego calculo la cantidad total de slides que tendría que tener para estar tranquilo con el material. En lo personal, calculo un slide cada 3 minutos.

Obviamente este ratio (slides x minuto) es totalmente personal y tiene que ver con múltiples factores como por ejemplo:

• La forma de presentar y el ritmo de cada uno. Hay personas que necesitan más material que otras para hablar en público.
• La audiencia. Los más técnicos podrían requerir más texto y sentirse incómodos con demasiadas imágenes o diagramas. Los menos técnicos podrían marearse con el detalle.
• El tiempo de preparación y el conocimiento del material. Menos slides implica mayor entrenamiento/ensayo para dar la charla. Los slides muchas veces nos sirven como ayuda-memoria.

Tener este número presente también permite definir el espacio que cada tema tendrá dentro de la presentación de forma tal que el contenido no quede desbalanceado en cuanto a la profundidad.

El manejo del tiempo durante una presentación es esencial. Cuanto mejor planifiquemos la forma en que usaremos dicho tiempo, menos sufriremos.

Seguimos pensando..