2010-06-27

Todo es un proyecto

http://www.flickr.com/photos/nhanusek/

 

Son varios los autores que confluyen en la idea de que una buena manera de administrar nuestro tiempo es manejar todas nuestras actividades como proyectos.

Cuando todo es un proyecto es posible pensar que tenemos una cartera de proyectos donde:

  • nuestras tareas están enmarcadas en proyectos,
  • nuestros proyectos son ejecutados en función de objetivos y
  • nuestros resultados pueden ser medidos y mostrados

Pensando en nuestra cartera de proyectos es posible:

  1. Evaluar si contiene los proyectos correctos (por ejemplo aplicando técnicas de project portfolio management – muy nerd, no?).
  2. Decidir si es interesante para nosotros (desde el punto de vista de nuestros gustos) y también para otros (desde el punto de vista de nuestro Personal Branding).
  3. Analizarla en un marco temporal determinado y sacar conclusiones: proyectos comenzados en el periodo vs. terminados, proyectos de este año vs. proyectos del año próximo, proyectos que me han dado nuevos aprendizajes, proyectos que me han dado conocimiento nuevo, etc.
  4. Hacer foco en ella, eligiendo qué está dentro y qué está fuera de nuestra órbita de acción. Al saber exactamente a qué nos estamos dedicando se hace mucho más fácil decir que no a proyectos no alineados con nuestros intereses.
  5. Monitorear y gestionar nuestra actividad del día a día más eficazmente pensando en tareas, hitos, entregables, cronogramas, etc. David Allen dice que la lista de proyectos activos es la columna vertebral de GTD. Y tanto él como Tom Peters proponen una revisión semanal de dicha lista.
  6. Coordinar tareas y prioridades con los demás explicándo porque una tarea delegada es importante.
  7. Pensar en resultados obtenidos y en tareas hechas o proyectos terminados.
  8. Actualizar el curriculum en base a dicha cartera. Si no hay proyectos que vale la pena incluir allí, estamos mal.

Al fin de cuentas, uno es la suma de los proyectos que ha vivido.

Seguimos pensando…

5 comentarios:

  1. Se me ocurren muchas "cosas" (no uso la palabra tarea adrede) que podés querer hacer y que no tienen forma de proyecto. Supongamos que sos el socio de una consultora y estás pensando en retirarte al campo y dedicarte a la filosofía. Yo te diría: "No tengas una sola reunión sin estar acompañado de tu sucesor candidato". Eso no lo podrías planificar porque depende de otros planes (no me uses alto orden), no tiene una fecha concreta de fin, se asigna a vos y a tu sucesor, pero no tiene lugar, elementos, costos. Se me ocurren muchos ejemplos más. Sólo uno más, viene un día alguien y te dice: "Qué lejos estás!". Te proponés cambiarlo, decís, cada semana voy a pasar dos horas sentado al lado de alguno de mis colaboradores. Aplica todo lo mismo.

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  2. Creo que siempre vamos a poder encontrar contraejemplos donde esto no aplica o aplica forzado. No obstante la consideración de actividades "como si fueran proyectos" es muy potente.

    Para ambos ejemplos que pones tengo manera de darle forma de proyecto. Tomo el segundo.

    Yo tranquilamente puedo definir que mi proyecto es "estar más cerca de mis directos" y luego poner tareas repetitivas semanales para reunirme con ellos. Pero seguramente habrá otras cosas para hacer de forma de satisfacer el objetivo. Por ejemplo preparar las reuniones para que no sean improvisadas (y sean confundidas como una pérdida de tiempo) o hacer cosas que quedan comprometidas en esas reuniones, etc. Por otro lado pensar a esta actividad en particular como proyecto te da algo importante: fechas de inicio y de fin. No tiene sentido hacer esto sin tener al final de un periodo una evaluación de si sirvió o no la actividad (se me ocurre que esta evaluación es conjunta entre el directo y uno).

    Gracias por el comentario!!

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  3. Es interesante para el análisis. Pero no sólo me parece que hay muchos contraejemplos, sino que además me da la impresión del que tiene un martillo y todo es un clavo. Para un escritor todo puede ser un cuento: introducción, nudo, y desenlace. Mapea con muchísimas cosas, pero ¿tiene sentido o es la manera de modelar cualquier problema en un dominio conocido?

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  4. Claramente no es la bala de plata!! :-)

    Gracias por el comentario Damián..

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  5. Te achico el "Todo" a la informática: hay soporte y operación, donde todo es bomberismo, hay desarrollo donde todo es un proyecto y hay... TESTING, una fina mezcla de ambos mundos!:)
    Por eso no todo es un proyecto. Al menos en la informática dendeveras. En la otra hay pms, arquitectos, metodólogos, gestores...
    Y al soporte le podés poner objetivos o responsables o fechas para revisiones... pero no hay almuerzos de fin de proyecto. Pobre esa gente que trabaja de verdad.

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