¿Por qué es tan difícil para algunos equipos adoptar espacios de trabajo virtuales y compartidos?

Soy un gran creyente de que la productividad de los equipos de trabajo puede incrementarse sensiblemente si logramos diseñar espacios de trabajo virtuales y compartidos donde todos colaboramos y aportamos.

Hay cientos de estudios que muestran que gran parte del tiempo de una persona en el trabajo se destina a reuniones, escritura de mails e informes que tienen como único propósito informar a alguien sobre estado de una tarea, un proyecto, un problema, etc. Haciendo algunas cuentas muy simples podemos ver un primer ahorro obvio. Si usamos un espacio compartido y virtual para reflejar el estado de nuestras tareas, no tendremos que invertir tiempo adicional para informar a alguien o para preparar un reporte (la persona que desee estar informada no tiene más que mirar allí).

La gente que utiliza metodologías ágiles lo entendió hace tiempo. Una de las claves de su éxito es que ellos tienen un tablero que refleja el estado de las cosas y listo. Todo sale de allí. Inclusive lo en un momento era físico (un tablero en la habitación donde todo el equipo está), se ha virtualizado y ahora tenemos herramientas como Trello que nos permiten tener el mismo tablero pero virtual. Luego, hay otros beneficios menos obvios pero ya con este repagamos la idea.

Hay múltiples ejemplos de empresas que han montado negocios alrededor de esta simple idea. Por dar algunos ejemplos arbitrarios de herramientas con las que he trabajado menciono a ASANA, Evernote o Todoist.

Dicho esto, encuentro muy complicado en cierto tipo de equipos implementar estrategias de espacio (o herramienta) de trabajo compartido y hasta me he ganado la fama de fanático y obsesivo en ciertos círculos al tratar de hacerlo.

De mi experiencia deduzco que las complicaciones van aumentando a medida que tomamos equipos más arriba en la pirámide organizacional. Los equipos de la base suelen ser los más abiertos/sumisos, pero cuando empezamos a trabajar con equipos de líderes, gerentes o directores, la cosa se complica por tres factores:

• El miedo a la información pública. La gente en posiciones de liderazgo suele tener miedo o como mínimo reticencia a sacar sus trapitos al sol. Creen que la estrategia de ocultar hasta resolver los hace ver más solventes y efectivos. Esto muchas veces no es el caso y los problemas surgidos del enterarse a último momento de algunas cosas suelen ser mayores a los de mostrar que algo está costando o viene demorado.
• La mala predisposición para cambiar nuestras formas de trabajo (o simplemente la edad). Las personas más senior ya tienen mañas adoptadas y les resulta extremadamente difícil re cablear sus cerebros para pensar y hacer cosas de otra forma. Ellos tienen su manera de hacer las cosas, que siempre les ha funcionado, por qué habrían de cambiar, no? Mal, si eso fuera cierto todavía estaríamos escribiendo memos en papel en lugar de enviarnos mails. En los entornos de trabajo actuales es necesario mantenerse en cambio permanente para algunas cosas u otros nos sacarán ventaja.
• La falta de disciplina. Los equipos de gente más senior, con problemas sumamente más prioritarios y urgentes, no tiene tiempo para mantener cierta disciplina de actualización de los espacios. El instinto les dice que eso no es lo urgente y que si dedican tiempo a eso no están haciendo su trabajo. La sensación es entendible pero el razonamiento es falso. El costo que pagamos en atrasos, armado de informes, errores de confección por hacer cosas a las corridas, es enorme. En la mayoría de los casos mantener ciertas cosas actualizadas es muchísimo más eficiente y eficaz que esperar a último momento para hacer todo de golpe.

Seguimos pensando..