Confieso que yo también he caído en la trampa
Apuesto a que si miran en su lista de tareas van a tener alguna tarea del estilo “preparar la gran presentación para el cliente X” o “planear viaje a YY”. Sí, estoy hablando de tareas que son muy difíciles de realizar o más bien imposibles. Cada vez que las vemos nos da pereza empezarlas y que además, una vez que lo hacemos, es casi imposible saber cuándo estarán terminadas.
Pero ¿cómo debe escribirse una tarea para que podamos decir que está bien formulada? Bueno, navegando por la web me encontré con un viejo post de Merlin Mann titulado Building a Smarter To-Do List en el que se describe exactamente eso.
Fiel a mi estilo recomiendo ir a la fuente y leer el post pero ya que estamos destaco algunas de las ideas más potentes.
La primera tiene que ver con lo que debemos pedirle a una tarea bien formulada.
The best and most useful to-dos share common qualities:
La segunda es sobre la forma correcta de escribirla.
Framing your work in the physical world is easiest when you imagine what's being done, and the best trick here is to simply phrase your task in a form like: “verb the noun with the object.” That means instead of reminding yourself with the mystery meat of “Year-end report,” you'd more accurately first “Download Q3 spreadsheet from work server.” And, instead of “Get with Anil,” you'd probably want to “Email Anil on Monday to schedule monthly disco funk party.” Get specific in whittling the task down to one activity that you can accomplish completely at a sitting. “A sitting” will vary for you, but I try to never plan a task that would take more than ten minutes (your level of busy-ness might command even smaller-sized tasks).
En mi opinión la clave está en pensar lo suficiente en las tareas durante la “weekly review”, como para no tener que hacerlo al momento de ejecutarlas.
Seguimos pensando..
Lo confieso, he caido en la trampra, más de una vez. Haciendo retrospectiva, veo que es producto del apuro. Uno cree que un ToDo List se hace en 2 minutos, rapidito digamos.
ResponderBorrarPor otro lado, si uno lo piensa detenidamente, aplicar el "Planning Small" en el armado de un plan de projecto (algo más amplio que un ToDo List) trae los mismos beneficios, pero amplificados por la proporción de tamaño entre un plan y una lista. Seguimos pensando!!