Si vas a dar una charla, usa una presentación y no un documento

Pregunta: ¿cómo puedo diferenciar a simple vista un documento de una presentación? Respuesta: Por la cantidad de palabras.

Nancy Duarte en su libro Slide:ology dice que "un slide de más de 75 palabras se ha vuelto un documento y no es más una presentación". Por su parte Garr Reynolds, en su libro Presentation Zen, aconseja no usar más de 7 bullets por slide y no más de 7 palabras por bullet.

Es muy común en nuestra vida laboral asistir a reuniones donde se va a presentar algo y encontrarnos con que el presentador usa un documento en lugar de una presentación.

Pero, qué tiene de malo eso? Pues hay dos inconvenientes importantes. Primero, uno para el presentador: la audiencia, al ver "texto", automáticamente prioriza leer por sobre escuchar. Segundo, uno para la audiencia: si la idea era leer un documento, podíamos hacerlo sin reunirnos (estamos perdiendo su tiempo? ;-)).

¿Estuvieron alguna vez en una presentación donde el presentador lee despiadadamente slides y más slides con bullets cargados de texto? ¿Qué les ocurre a ustedes en ese momento? Se aburren, se pierden, se cansan, se distraen, se van...

Las buenas prácticas en armado de presentaciones dicen que la presentación sirve para ayudar al presentador a desarrollar la idea que quiere transmitir. Es material de soporte para la charla y no la charla en sí misma.

En mi opinión, la principal razón por la que nos encontramos con presentaciones atiborradas de texto es el tiempo disponible para la preparación. La cantidad de texto en una presentación es indirectamente proporcional a la cantidad de tiempo que tenemos para prepararla. Porque hay que decirlo, preparar bien una presentación lleva tiempo.

Cuando el presentador no tiene tiempo lo que usualmente sucede es que termina usando una presentación que ya tenía (que no necesariamente sirve para lo que quiere decir en "esta" charla) o arma un collage de slides anteriores que le sirven de guía o recordatorio para "ir hablando".

Cuando sí hay tiempo es posible separar entre guión y presentación (lo que vamos a decir vs. lo que vamos a tener escrito en la presentación), pensar el mejor orden para decir las cosas, pensar en lo que la audiencia quiere llevarse, reemplazar texto por imágenes o preparar material adicional con todos los detalles que los asistentes deben tener.

Tener poco texto en la presentación es condición necesaria para dar una buena charla pero no suficiente. Hay muchas otras buenas prácticas a tener en cuenta. Espero poder escribir otros posts sobre este tema. Mientras tanto no olviden los dos blogs sobre presentaciones que recomendé. Y por las dudas aquí va otro: Slides that stick.