El mail no es un buen repositorio de conocimiento

Hace unas semanas publiqué un post acerca de una charla sobre Jason Fried donde comentaba lo importante que era para él capturar el conocimiento y las discusiones en un soporte que perdure y pueda ser utilizado por otros. En particular me gustó la idea de que alguien con una duda o pregunta puede ser dirigido a leer algo que ocurrió en lugar de necesitar que alguien se lo explique. No solo estoy de acuerdo con esta idea, sino que creo que, bien implementada, puede tener un enorme ahorro en costos para una empresa.

Resalto en este punto lo de "bien implementada". 

Uno de los tantos problemas que el correo tiene en el mundo corporativo es que las compañías tienden a permitir que la gente lo use como lugar de discusión de temas importantes en lugar de usarlo como herramienta de comunicación y coordinación. Luego, como nadie se toma el trabajo de extraer el conocimiento y/o las decisiones generadas para dejarlas en otro lado, terminan siendo una mala implementación de un repositorio de conocimiento.

Veo, como mínimo, dos problemas a usar el mail de esta forma. Por un lado tenemos uno obvio que es la privacidad. Los correos son privados por lo que, cuando la gente se va, el conocimiento queda inaccesible. Por otro, está el problema de la estructura. El correo no fue diseñado para discutir, pues los correos son lineales y las discusiones no. ¿Quien no se ha perdido al intentar seguir una discusión por mail? Encima, cuando alguien luego quiere entender qué se dijo muchas veces tiene que navegar por miles de correos antes de poder llegar a ciertas conclusiones.

La buena noticia es que empezamos a tener herramientas que manejan estas situaciones de mejor forma y que además cuentan con la aceptación de los usuarios. Jason hablaba de la de él, pero hay otras como por ejemplo Slack.

Como consultor interesado en la mejora de procesos es común para mi intentar que los equipos de trabajo de los que participo usen este tipo de herramientas para hacer explícito el conocimiento y no tener que "andar contándonos lo que cada uno hizo". Resulta ser un trabajo arduo pero creo que en el mediano plazo útil.

Seguimos pensando..

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