2011-06-26

No me gustan los árboles frondosos, cuando hablamos de tareas

Continuando con lo que hablaba en aquí sobre tareas, quiero hablar un poco sobre la estructura proyecto-tarea.

Como algunos de ustedes habrán notado, hay algunos programas para gestión de tareas que permiten organizarlas en forma de árbol. Esto es armar jerarquías sin un límite de niveles determinado del estilo:
  • Ítem 1
    • Ítem 1.1
      • Ítem 1.1.1
      • Ítem 1.1.2
    • Ítem 1.2
Esto, que a priori parece ser visto como una ventaja, a mi criterio puede ser una gran desventaja para los seguidores de GTD. Y lo digo principalmente porque va en contra del factor clave del método que es la simplicidad. Enuncio a continuación algunas de las complicaciones que este tipo de estructuras anidadas provocan en una lista de tareas:
  1. El concepto de proyecto se hace más complejo. Dado que puedo anidar ítems en la jerarquía puedo tener sub-proyectos dentro de sub-proyectos dentro de proyectos. En este contexto, ¿qué significa terminar un sub-proyecto?
  2. El concepto de tarea podría complicarse también. ¿Qué pasa si tengo una sub-tarea dentro de una tarea? ¿Es un proyecto en realidad o es solo una tarea compleja?
  3. El concepto de próxima acción de un proyecto se hace difuso. El ítem 1.1.1 del ejemplo ¿es la próxima acción del ítem 1 y del ítem 1.1? ¿O sólo lo es de el ítem 1.1?
  4. Nos queda la puerta abierta para hacer un abuso de la división en tareas. Es muy fácil caer en la tentación de tener 4 o 5 niveles de tareas que hacen inmanejable nuestra lista ya que terminamos perdiendo más tiempo en el armando de complejas estructuras de tareas en lugar de dedicarnos a lo primordial que es Getting Things Done.
En resumen, soy partidario de tener dos niveles únicamente en la lista de tareas. Es decir tener algo como lo que muestro a continuación:
  • Proyecto 1
    • Tarea 1.1
    • Tarea 1.2
  • Proyecto 2
    • Tarea 2.1
    • Tarea 2.2
De esta forma, mantenemos la lista simple, los conceptos de proyecto, tarea y próxima acción (rojo) bien claros y siempre sabemos para qué proyecto estamos trabajando cuando ejecutamos una tarea. 

¿Ustedes qué prefieren? ¿Qué ventaja le ven a los "árboles frondosos"?

Seguimos pensando..

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