2010-08-25

5 formas de mejorar una reunión (sin ser moderadores)

meeting2En este post hablé sobre una forma de hacer más efectiva una reunión cuando uno tiene el rol de moderador. Pero ¿qué podemos hacer cuando no lo somos?

  1. Preguntar quien será el moderador de la reunión cuando nos invitan y ofrecernos para tomar el rol si esta vacante.
  2. Preguntar si hay una agenda que incluye objetivo(s), temario (con tiempo asignado para cada tema) y material de apoyo.
  3. Proponer, antes de la reunión, hacer checkin y checkout.
  4. Anunciar a los participantes nuestras expectativas respecto de la reunión con anterioridad. Variante Talibán: decir que no iremos porque no están dadas las condiciones ;-).
  5. Llegar a tiempo

Seguimos pensando..

3 comentarios:

  1. Mmmm... La variante Talibán definitivamente va con mi estilo...
    Tengo otra sugerencia que algunas veces me ayudó a transformar pérdidas de tiempo en reuniones productivas. Funciona especialmente cuando el moderador es desastroso y sirve para sutilmente dirigir la reunión a otro lado sin ofenderlo. Lo malo: requiere preparación previa.
    Consiste en hacer algún esquema sobre alguna idea o concepto que queremos discutir y que podamos proyectar frente a todos. Ej: un dibujo con 5 maquinitas en Visio de como se ve a vuelo de pájaro una solución, cuatro cajitas con flechas, un diagrama de un proceso, etc. Lo importante es algo que nos permita anclar la atención, servir como base para poner en tema a los que no sabían nada, completar la información que nos falta y discutir como llegar a algo mejor. La propuesta es descartable, y solo representa nuestro entendimiento o punto de vista limitado sobre lo que queremos tratar. Pero sirve para generar foco y sutilmente hacernos del control de una reunión sin imponernos ni ofender a nadie...
    My 5 cents...

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  2. Muy bien Rula. Básicamente propones "ir preparado" :-)

    Dependiendo de la sutileza con la que se realice el procedimiento alguno podría tildarlo de hacer un "take-over" de la reunión.

    Salud!

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  3. Bueno, si el take-over es sutil y no desafía abiertamente al moderador, a veces es hasta bienvenido por el moderador como algo que lo salva. El secreto está en hacerle creer que el éxito de la reunión productiva es mérito suyo (requiere comer un poco de orgullo...).

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